Cajas registradoras

Cajas registradoras para hostelería

Las cajas registradoras para hostelería son prácticos medios de ayuda con los que puedes gestionar de forma clara tu dinero en efectivo y tus facturas e imprimir estas últimas. Las electrónicas te ayudarán óptimamente en contabilidad mediante interfaces de datos preconfiguradas. En las cajas de efectivo pueden guardarse las monedas y los billetes de forma bien clasificada. Este manual te informará sobre las variantes de modelos disponibles y te servirá de ayuda para elegir los productos adecuados para tu negocio.

1. Cajas registradoras para hostelería

En hostelería, una gran parte de los ingresos se produce mediante dinero en efectivo. Para estos ingresos es obligatorio emitir un recibo. Gracias a las cajas registradoras electrónicas, esta tarea puede realizarse de forma eficiente y de conformidad con la normativa fiscal pertinente. 

Si quieres guardar el cambio o los ingresos diarios de forma segura, puedes utilizar cajas de efectivo con llave para diversas aplicaciones. Sirven también como caja registradora en caso de que tengas un pequeño puesto de aperitivos o de que vendas tus comidas y bebidas en un mercado semanal y emplees allí una caja de efectivo abierta.

1.1. Modelos y variantes típicos

En nuestro Marketplace online de Makro encontrarás cajas registradoras electrónicas con las que podrás equipar tu negocio de forma ideal. Estas cajas se caracterizan, en general, por lo siguiente:

• Compartimento que se cierra con llave para monedas y billetes
• Impresor de recibos
• Monitor
• Teclas con teclado numérico y funciones especiales
• Teclas de función para asegurar las cajas
• Diferentes posibilidades de transmisión y conexión para impresoras externas, tarjetas de memoria u ordenadores
• Posibilidades de programación individual
• Diferentes funciones de generación de informes integradas en el sistema

Estas características están más o menos desarrolladas y pueden individualizarse en mayor o menor medida según el modelo. Por ejemplo, hay cajas registradoras con 48, 84, 112 o más teclas. Pueden instalarse accesos para varios usuarios, cuyo número máximo varía según el modelo. También pueden variar el tamaño de la memoria de trabajo integrada y el número y tipo de conexiones externas.

En el caso de las cajas de efectivo, las diferencias más importantes residen en su tamaño, en el tipo de compartimentos para monedas y en el color del revestimiento. Las propias cajas de efectivo están fabricadas en metal resistente. Disponen de una cerradura que asegura la tapa plegable tanto para su transporte como contra accesos no autorizados. La mayoría de las veces, las cajas de efectivo disponen de un asa de transporte en la parte superior con la que pueden manejarse muy bien.

1.2. Contadores y dispositivos de prueba para el dinero en efectivo

Entre nuestro surtido para cajas se incluyen también dispositivos con los que podrás comprobar la autenticidad de los billetes. Por un lado, hay rotuladores detectores de billetes falsos con los que podrás comprobar en segundos la autenticidad de un billete de banco. Para ello solo hay que trazar una raya corta sobre el billete. Cuando el marcado cambie su color según un esquema determinado (infórmate de ello en la descripción del detector de billetes falsos), podrás comprobar si se trata de un billete auténtico o de una falsificación. La raya palidecerá al poco tiempo y, más tarde, apenas será visible.

También hay detectores electrónicos de billetes falsos en el que puedes colocar tus billetes y visualizar en un tiempo mínimo los valores correctos en la pantalla. Estos aparatos también sirven para analizar otras divisas diferentes al euro. Además, el software de detección de billetes falsos puede actualizarse cada vez que salgan a circulación nuevas variantes de billetes.

Dado que, tanto en hostelería como en el comercio individual, a menudo se cuenta mucho dinero en efectivo, los contadores de monedas y billetes facilitan enormemente el trabajo. Por ejemplo, puedes utilizar bandejas clasificadores de monedas para contarlas. También hay clasificadores de monedas eléctricos que cuentan monedas y al mismo tiempo las clasifican en diferentes recipientes según su valor. 

Una balanza contadora de dinero es otro instrumento que permite contar cómodamente tanto monedas como billetes. Además, en nuestro Marketplace online de Makro encontrarás contadores de billetes que no solo cuentan los billetes, sino que al mismo tiempo comprueban su autenticidad. Y, para la elaboración de rollos de monedas, te ofrecemos prácticos medios con dispositivos de fijación.

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1.3. ¿Qué cajas son adecuadas para tus necesidades?

En el caso de que dirijas un puesto de comida rápida abierto, podrían bastar una caja de efectivo o un cajón para el dinero como caja de cobro. Sin embargo, para la mayoría de las empresas hosteleras esto no es suficiente. Deben cumplir con las disposiciones legales. Además están obligadas a registrar todos los ingresos por vía electrónica y mostrarlos más adelante en su declaración de la renta. 

Para estos casos sería razonable la adquisición de una caja registradora electrónica. Hay modelos sencillos ya desde unos cientos de euros. Si quieres programar muchos grupos de mercancías o si hay muchos usuarios responsables de las cajas, te recomendamos un dispositivo equipado para ello. Es una mayor inversión que compensa ya al poco tiempo gracias al aumento del confort.

2. Criterios de compra de cajas registradoras

Para elegir un modelo de caja adecuado, infórmate en las descripciones de los productos de sus cualidades técnicas. ¿Necesitas muchos grupos de mercancías? ¿Quieres aprovechar numerosas teclas preprogramadas para poder pasar por caja a gran velocidad determinadas mercancías? ¿Qué tamaño debe tener la pantalla de la caja? ¿Debe incluir, además, una pantalla para el cliente? ¿Qué funciones de exportación de las cajas te gustaría aprovechar para la contabilidad o para informes y evaluaciones internos?

3. Cuidado y mantenimiento

Las cajas registradoras electrónicas deben actualizarse cada cierto tiempo. Esto es necesario, especialmente, cuando a través de estas cajas también se realizan pagos electrónicos mediante tarjetas de crédido o tarjetas para eurocheques. Ocasionalmente, los fabricantes de estas cajas ofrecen una licencia temporal. En ese caso, deberás renovar la licencia cada cierto tiempo para poder seguir trabajando con la caja registradora. 

Mantén el dispositivo libre de polvo y humedad y, dentro de lo posible, colócalo en un lugar libre de sacudidas. El único consumible que necesitan los sistemas con impresora térmica son nuevos rollos de recibos.