Material de oficina y accesorios

Equipos y accesorios de oficina

El equipamiento de oficina permite realizar tareas diarias de forma sencilla. Los dispositivos deben ser revisados con frecuencia y ser reemplazados cuando sea necesario. A continuación te presentamos diversos accesorios de oficina, esenciales en cualquier despacho.

1. Tipos de accesorios de oficina

Hay una amplia gama de accesorios para oficina. Aquí puedes descubrir las modalidades y las características más importantes de este tipo de artículos:

1.1. Trituradora de papel

La correcta eliminación de archivos y documentos no solo es un requisito legal, sino que también protege a la empresa. Una destructora de papel forma parte del equipo básico de una oficina. 

Debe ofrecer seguridad y a la vez tener suficiente capacidad. Si necesitas destruir muchos documentos, te conviene adquirir un dispositivo grande. 

De lo contrario, una máquina pequeña será suficiente. Puedes conseguir una destructora de archivos por 50 euros aproximadamente.

1.2. Calculadora

La calculadora es una herramienta muy útil. Hay muchos dispositivos y programas que hacen cálculos de forma automática, pero siempre habrá situaciones en las que tengas que hacer cálculos rápidamente. 

Para ello debes tener una calculadora a mano. Puedes adquirir una por 10 euros aproximadamente. Si quieres un dispositivo que incluya más funciones, deberás invertir un poco más de dinero.

1.3. Báscula

Si tienes que pesar cartas de forma regular, por ejemplo, necesitarás una báscula de mesa. También es necesaria si vendes productos pequeños como joyas o artículos de empeño. 

Una báscula de mesa pequeña puede costar unos 300 euros. Es suficiente adquirir una por oficina y no una por empleado.

1.4. Etiquetadora manual

La etiquetadora manual permite etiquetar rápidamente elementos como cajones o carpetas, lo que aumenta la visión general y ahorra tiempo. Este utensilio es especialmente útil si tienes muchos compartimentos que deben etiquetarse con regularidad. 

Un dispositivo de este tipo puede costar unos 50 euros.

1.5. Carpetas

Las carpetas, ya sea con cubierta ancha o estrecha, se han convertido en un elemento indispensable en cualquier oficina. Permiten clasificar documentos de forma sencilla. 

Asegúrate de que las carpetas son lo suficientemente anchas. También es recomendable utilizar carpetas de diferentes colores para mejorar la visión y asignar los colores a temas específicos.

1.6. Sistemas de archivos

Además de las carpetas, los sistemas de archivos son muy importantes para clasificar documentos. Estos pueden ser horizontales o verticales. 

Es importante que haya suficiente espacio en los compartimentos individuales y que estos estén debidamente etiquetados.

2. Equipos y accesorios de oficina

Antes de comprar accesorios de oficina, analiza qué dispositivos necesitas realmente. Merece la pena analizar el día a día y determinar qué equipos agregan valor a las tareas cotidianas de la oficina:

2.1. ¿Cuánto espacio tienes en la oficina?

La oficina y las mesas de trabajo deben estar ordenados. Clasifica y ordena los suministros de oficina para que no ocupen demasiado espacio. 

Los utensilios que apenas se usan o aquellos que son de uso común deben guardarse en un armario, donde todos los empleados puedan acceder a ellos. Esto te permitirá ahorrar tiempo y despejar la mesa de trabajo.

Por otro lado, las cosas que todos los empleados necesitan a diario deben estar a mano. Esto puede incluir una perforadora, una grapadora o una calculadora. 

Merece la pena invertir en varios aparatos si esto facilita el trabajo de cada uno de los empleados.

2.2. Usar accesorios ya existentes

Cuando amplíes los accesorios, considera los dispositivos que ya tienes y compra unos nuevos adecuados. De esta manera, no tienes que renovar todo el equipo y puedes mantener el orden establecido.

2.3. Involucrar a los empleados

Si quieres saber qué equipos y accesorios de oficina son necesarios realmente, pregunta a las personas que trabajan en la oficina. Considera lo que necesitarías con regularidad y consulta qué equipamiento de oficina facilitaría el día a día.

3. Material de oficina: trucos y recomendaciones

Los suministros de oficina deben facilitar el trabajo y, al mismo tiempo, ordenar y clasificar los datos. A continuación, te damos algunas recomendaciones:

3.1. Consejos para conseguir más orden

Para que los empleados se orienten rápidamente en la oficina, debe haber una estructura uniforme. Puedes lograrlo de la siguiente manera:

• Utiliza carpetas de colores para clasificar los documentos: etiqueta la información
• Sé claro y conciso: evita los papeles voladores en sistemas de archivos
• Proporciona suficiente espacio de almacenamiento para los documentos: elimina los archivos que ya no usan
• Guarda los documentos que ya no se utilizan (pero que tampoco pueden eliminarse de forma segura): procura que todo esté en su lugar, esto evitará largas búsquedas

3.2. Requisitos legales sobre la destrucción de documentos

Dependiendo del grado de confidencialidad que tengan los documentos que deban destruirse, la trituradora de documentos dispondrá de un determinado nivel de seguridad. Asegúrate de que la máquina cumple este requisito. 

En caso de duda, te recomendamos que elijas un nivel superior para que los archivos se eliminen de forma segura.

4. Resumen sobre equipos y accesorios de oficina

Los equipos y accesorios de oficina son esenciales en cualquier empresa. Cuántos dispositivos necesitas y de qué tipo, dependerá del sector de la compañía. 

Te recomendamos que analices tus necesidades antes de comprar y que luego compares los diferentes artículos entre sí. De esta forma conseguirás jornadas laborales productivas y evitarás actividades innecesarias.