Organizadores de documentos

Organizadores de documentos para profesionales

La organización de documentos es esencial en cualquier restaurante, bar, hotel o empresa de catering. La revolución digital ha transformado el funcionamiento de los negocios. Aun así, la mayoría de las empresas no puede prescindir del papel. Este tiene, sin embargo, un inconveniente: sin un sistema de archivos adecuado, el papel se acumula. Por eso es conveniente ordenar los documentos de forma rápida y eficaz. A continuación puedes ver un resumen de los diferentes organizadores para oficina.

1. Tres tipos de organizadores para oficina

Hay tres tipos de organizadores para ordenar papel y documentos.

1.1. Organizadores verticales

El organizador vertical es el más utilizado. En este caso, los documentos se guardan en un archivador. La forma más común es la carpeta y la carpeta de anillas, que pueden almacenarse en un estante o armario de oficina. Las carpetas ofrecen una visión rápida y clara de los documentos archivados.

Hay otros tipos de organizadores verticales, por ejemplo: revisteros, cajas organizadoras, archivadores, clasificadores, dosieres, carpetas de anillas, carpetas de visualización, clasificadores con anillas, álbumes de fotos, dosieres comerciales, libros de tarjetas de visita, portafirmas, bolsas y sobres para documentos, carpetas de conferencias, carpetas con gomas, maletines portadocumentos, archivadores con varios compartimentos, maletines, carpetas universitarias, bolsas de dinero, maletas de piloto, carpetas con bloc de notas.

1.2. Carpetas colgantes

En las oficinas se suelen archivar documentos en carpetas colgantes. Por una razón: en este tipo de organizador, las hojas sueltas se clasifican rápida y ordenadamente. Mientras que las carpetas ofrecen un número limitado de pestañas, los archivadores con carpetas colgantes ofrecen muchas categorías de clasificación. Este tipo de organizador es recomendable para almacenar documentos actuales y archivos de clientes.

Algunos ejemplos son: carpetas y dosieres colgantes, clasificadores y cestas con carpetas colgantes, carpetas de suspensión, carpetas de empleados y portapapeles.

1.3. Organizadores horizontales

En un organizador horizontal, los documentos se apilan o clasifican unos sobre otros. Las bandejas para cartas, las fundas y las carpetas con gomas, por ejemplo, ayudan a ordenar el papel.

Otros ejemplos de organizadores horizontales son: dosieres, fundas transparentes, clasificadores, portadocumentos, cajas organizadoras, cajoneras y cajas para tarjetas de visita.

1.4. Accesorios para tu sistema de archivos

Hay diversos accesorios que permiten clasificar de forma precisa documentos y, en general, material de oficina.

Puedes encontrar: hojas divisorias, accesorios magnéticos, clips, pegamento, rieles de sujeción, fundas transparentes, fundas multitaladro, índices, tiras multitaladro, anillas de alambre para encuadernación, portalápices y bandejas, cintas adhesivas transparentes, gomas, chinchetas, clips, carteras, fundas multitaladro para tarjetas de visita, bolsas pequeñas y cajas con varios compartimentos.

2. El material adecuado para tus archivos

Normalmente se utilizan dos materiales para clasificar y archivar documentos: cartón y material sintético. El cartón es apto para almacenar papel, relativamente económico y respetuoso con el medio ambiente. Las carpetas, los clasificadores, los dosieres y las carpetas de anillas suelen ser de cartón.

En hostelería, los materiales sintéticos o plásticos como el acrílico o el polipropileno son muy útiles. Las manchas se eliminan mejor y más rápido en este tipo de material; el cartón, por otro lado, absorbe la suciedad y es difícil de limpiar.

La piel y el poliéster se usan para fabricar maletines portadocumentos, maletas de ordenador, maletines, agendas, carpetas de conferencias y carpetas con bloc de notas.

3. Nuestra gama de organizadores para oficina

En hoteles, restaurantes y empresas de catering se utilizan grandes cantidades de organizadores. Los documentos se acumulan rápidamente y deben ser almacenados en el lugar apropiado. Por tanto, siempre será útil tener un suministro adecuado de carpetas, carpetas de anillas, dosieres y clasificadores. Aquí puedes adquirir paquetes de 3, 5 o 10 unidades.

También necesitarás grandes cantidades de accesorios. Los índices, las fundas multitaladro, las fundas transparentes o las chinchetas están disponibles en paquetes de 10 a 500 unidades.

Elige dosieres, clasificadores y carpetas del tamaño adecuado. El formato DIN-A4 es el más utilizado.

4. El color: un aspecto esencial al clasificar

El color tiene una función importante en un sistema de archivos o bandeja organizadora. El ojo humano puede asociar colores mucho más rápido que etiquetas. 

Es conveniente utilizar siempre el mismo color para archivar documentos relacionados con un tema específico. Por ejemplo, puedes usar el color azul para clasificar documentos fiscales y el rojo para ordenar documentos de clientes. Las bandejas organizadoras, las bandejas para cartas, las carpetas de anillas y las fundas de plástico conviene que sean transparentes. Así puedes ver rápidamente qué documentos contienen.

El diseño también influye en este tipo de productos: si quieres dar una imagen seria a tus clientes, en el Marketplace de Makro puedes adquirir elegantes maletines de piel, carpetas con bloc de notas de Bear Design y modernas agendas.

5. ¿Qué hay que tener en cuenta al comprar?

Si encargas, por ejemplo, una carpeta o bandeja organizadora, debes prestar atención al tamaño. El papel convencional tiene un tamaño DIN-A4, aunque a veces se utiliza el formato A3 o A5.

También debes adquirir una cantidad suficiente. No tiene sentido comprar diez fundas transparentes que duren tres días. Valora también si el material cumple tus expectativas. Ten en cuenta que en los bares, restaurante y hoteles se manipulan muchos alimentos. Las carpetas de material sintético, por ejemplo, son una alternativa al cartón.