Sistemas de cajas registradoras

Sistemas de caja registradora

Las cajas registradoras son dispositivos de uso universal. Pueden hacer mucho más que aceptar pagos. Los restauradores, minoristas y proveedores de servicios optimizan su negocio implementando un sistema de caja registradora. En nuestra guía, te ofrecemos más información sobre los sistemas de caja registradora.

1. ¿Qué son los sistemas de caja registradora?

Los sistemas de caja registradora se diferencian en función del hardware o el sector, ya que hay muchos en el mercado. Estos son los sectores principales entre los que se diferencia:

• Hoteles

• Gastronomía

• Comercio minorista

• Servicios (por ejemplo, cosméticos o peluquería)

También hay sistemas de caja registradora que cubren varios sectores, los llamados “generalistas”:

1.1. Software de caja registradora

El software registra las transacciones de pago, permite imprimir recibos y almacena los datos correspondientes. Sin embargo, el software también ofrece muchas funciones adicionales:

• Selección de diferentes tipos impositivos (por ejemplo, ventas al exterior)

• Copias de seguridad de los datos

• Estadísticas de los empleados

• Soluciones para el sector (por ejemplo, resúmenes de mesas en hostelería, pagos separados, funciones de propina, etc.)

• Modo offline (en caso de que Internet no funcione)

• Interfaces (por ejemplo, con el asesor fiscal)

• Y muchas más

También es importante que el sistema de caja registradora sea intuitivo y fácil de usar. Los sistemas de caja registradora modernos cumplen en su mayoría con los requerimientos legales establecidos por las instituciones oficiales. 

Los dispositivos ofrecen interfaces para el auditor, pueden funcionar, aunque haya cortes de Internet, documentan todas las cancelaciones y los cambios de precio y además cuentan con un sistema de archivo, así como con protección contra fraude.

1.2. Hardware del sistema de caja registradora

El hardware de un sistema de caja registradora está compuesto por:

• Bandeja de la caja (el dinero se guarda en esta bandeja)

• Dispositivo de entrada

• Unidad de cálculo

• Impresora de recibos (se utiliza para imprimir recibos de caja para el cliente, pero también otros recibos, como cancelaciones o retiros de efectivo)

• Pantalla (la pantalla muestra, por ejemplo, el importe por pagar y da instrucciones sobre lo que deba hacerse en cada momento, por ejemplo, introducir el pin y confirmarlo)

• Escáner de código de barras

• Lector de tarjetas (se conectan a la red con la caja registradora)

El hardware puede adquirirse en diferentes diseños, como dispositivo móvil o como dispositivo fijo. Todo depende del uso que se le quiera dar al dispositivo en cuestión.

2. Requisitos del sistema por sector

Dependiendo del sector en que se trabaje y en que se utilice el sistema de caja registradora, existen diferentes requerimientos que deben cumplirse. Hay sistemas de caja registradora que se ofrecen como solución universal, pero también otros que están especialmente adaptados a un sector en concreto. 

Aquí te brindamos un breve resumen de los sectores más comunes:

2.1. Sistemas de caja registradora para la hostelería

El sistema de caja registradora en el sector de la hostelería se utiliza para facilitar la gestión de los restaurantes. Es importante y muy recomendable que el dispositivo disponga de funciones como:

• Reserva inalámbrica
• Reserva de mesas
• Resumen de mesas 
• Control de la secuencia de comidas

2.2. Sistemas de caja registradora en el comercio minorista

En el sector minorista, es fundamental que el sistema de caja registradora tenga una interfaz con gestión de mercancías y un módulo de inventario. El control de la gestión de las mercancías es importante en este tipo de comercio.

2.3. Sistemas de caja registradora para peluquerías

La gestión de citas y clientes, así como las funciones de vinculación con el cliente, son indispensables para la buena gestión de una peluquería. Por lo tanto, es importante que el sistema de caja registradora de una peluquería disponga de estas funciones.

3. Sistemas de caja registradora por tipos

Hay diferentes tipos de sistemas de caja registradora. En esta sección, te presentamos brevemente los tipos más comunes:

3.1. Cajas registradoras para comercios específicos

Con un sistema de caja en el punto de venta, todas las transacciones de pago se almacenan en una nube. Estos sistemas de caja registradora están especialmente adaptados a las distintas industrias. 

Aquí puede accederse a la caja registradora con el hardware correspondiente, o bien con un smartphone.

3.2. Cajas registradoras electrónicas

Las cajas registradoras electrónicas se asemejan a una caja con botones. En estos dispositivos, el precio del artículo debe introducirse manualmente (número de artículo) o escaneando el código de barras. 

Una vez realizado este proceso, la caja registradora determina el importe total del producto y al confirmar, se abre la bandeja de la caja.

3.3. Cajas registradoras con escáner

Las cajas registradoras con escáner funcionan de forma muy sencilla: se utiliza un escáner para escanear el código de barras del producto, el precio se almacena directamente en la caja registradora y el importe total se muestra al final del proceso.

3.4. Cajas abiertas

Las cajas registradoras abiertas solo podrán utilizarse hasta 2022. Muchos negocios pequeños siguen utilizando este método anticuado de caja registradora.

3.5. Cajas registradoras en iPad o Android

Los sistemas de caja registradora en iPad o Android funcionan de forma similar a los demás, pero en la mayoría de los casos están vinculados a un negocio en línea. Estos proveedores proporcionan el software de caja registradora para el dispositivo en cuestión y lo convierten en un sistema de caja registradora con pantalla táctil. 

Todos los demás dispositivos necesarios se conectan mediante wifi o Bluetooth. Tener wifi es indispensable para que estos sistemas funcionen. 

La mayoría de los proveedores de sistemas cajas registradoras para iPad o Android no solo ofrecen el software, sino también paquetes de hardware con tableta/iPad, impresora de recibos, rúter con wifi, etc. Además, estos sistemas de caja registradora son muy flexibles, ya que no tienen que estar conectados con un cable y, por lo tanto, pueden transportarse fácilmente por la tienda. 

De esta forma, la información y los datos sobre los productos siempre son accesibles y están a disposición del vendedor.

3.6. Cajas registradoras en PC

Las cajas registradoras de PC tienen un funcionamiento similar al de las cajas electrónicas. Los artículos se introducen mediante un software, por lo que no es necesario introducirlos manualmente. 

El software de la caja registradora se instala en un PC. Aquí, los datos se almacenan internamente en un soporte de datos o externamente, en el ordenador central o en otro archivo.

3.7. Sistemas de caja registradora con pantalla táctil

No siempre se necesita una tableta para usar una pantalla táctil. También hay sistemas de caja registradora con pantalla táctil en los que el dispositivo de entrada, la pantalla y la unidad de computación se alojan en una sola carcasa. 

Pueden adquirirse como monitor independiente o como unidad de pared.

4. Funciones relevantes de las cajas registradoras

Los sistemas de caja registradora modernos y de calidad para el sector de la hostelería cuentan con muchas funciones adicionales importantes. No todas las funciones tienen que estar disponibles necesariamente, pero conviene tener en cuenta cuáles de las funciones siguientes serían útiles para tu negocio:

• Gestión de mesas

• Gestión de artículos y mercancías (especialmente útil para el inventario)

• Gestión de personal

• Generación de informes, análisis y evaluaciones

• Diferentes tipos de IVA (ventas internas y externas)

• Ajuste automático de precios para la “happy hour”

• Factura inmediata, subtotal y descuento por pago anticipado

• Autorizaciones de acceso a funciones para diferentes empleados

• Informe de empleados sobre las horas trabajadas, rotación, propinas

• Informes de anulación y descuento

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5. Lectores de tarjetas

Los sistemas de pago modernos ofrecen la opción de pagar con tarjeta de crédito o débito. Por lo tanto, además del sistema de caja registradora, es indispensable contar con un lector de tarjetas. 

Estos están disponibles con una batería recargable, es decir, móvil o fija, con cable. Los dispositivos móviles necesitan acceso a wifi, o bien pueden conectarse a través de la red móvil. 

Sin embargo, el lector de tarjetas siempre incluye una comisión, ya que los proveedores son prestadores de servicios financieros que regulan el proceso de pago con las entidades emisoras de las tarjetas, es decir, se encargan de procesar los pagos y cobran una comisión por este servicio.

6. Aspectos fundamentales que debes considerar

El factor decisivo en los sistemas de caja registradora es un software que funcione bien. La tendencia de los fabricantes va cada vez más hacia la independencia de los dispositivos de hardware especiales. 

Por supuesto, un escáner de código de barras, una caja registradora y una impresora de recibos son indispensables.

7. Fabricantes y costes de las cajas registradoras

Hay numerosos fabricantes diferentes de cajas registradoras. Cada fabricante ofrece características que puede que otros no ofrezcan.

A este respecto, es importante comparar y decidir lo que necesita tu negocio. Por lo tanto, no podemos dar una recomendación general.