Las últimas tendencias en tecnología y gadgets de oficina

A medida que la tecnología sigue avanzando, las tecnologías de oficina inteligente son cada vez más accesibles y asequibles para empresas de todos los tamaños. Al adoptar estas innovaciones, las organizaciones pueden desbloquear un mundo de posibilidades, transformando los lugares de trabajo en centros de productividad eficientes, conectados y colaborativos.

Ahora disponemos de herramientas de colaboración, software de gestión de documentos y tareas, softwares de gestión empresarial, de productividad, de gestión de residuos, aplicaciones de control del tiempo, programas de gestión de stock y envíos, herramientas de seguridad y protección de datos y mucho más. Estos programas y herramientas de gestión de oficina no solo optimizan los flujos de trabajo, sino que también mejoran la comunicación y colaboración entre los miembros de los equipos. Al utilizar estos programas y herramientas, los negocios pueden impulsar la productividad, mejorar la gestión de proyectos y, en última instancia, lograr sus objetivos de una forma más efectiva.

Adentrémonos en el mundo de las tecnologías de oficina inteligente y analicemos algunos ejemplos que están remodelando el lugar de trabajo moderno:

Las cerraduras inteligentes permiten una entrada fluida y segura para los empleados. Estos sistemas se pueden integrar en las tarjetas de identificación o los teléfonos inteligentes de los empleados, permitiendo un acceso sin contacto a diferentes zonas de la oficina. No solo suponen un aumento de la seguridad, sino que también eliminan la necesidad de disponer de llaves físicas, reduciéndose además el riesgo de accesos no autorizados.

Los sistemas de programación de salas de reuniones racionalizan el proceso de reservar y gestionar las salas de reuniones. Con unos pocos clics, los empleados pueden comprobar la disponibilidad, reservar salas e incluso personalizar diferentes ajustes, como la iluminación y la temperatura. Con ello no solo se consigue una mejora de la eficiencia, sino que además se potencia la experiencia global de la reunión, garantizando que cada interacción sea productiva y esté bien organizada.

Mantener un espacio de trabajo agradable y bien iluminado es fundamental para la productividad y el bienestar de los empleados. Las tecnologías de oficina inteligente permiten una climatización e iluminación automatizadas para poder disfrutar del ambiente de oficina óptimo para el máximo confort y eficiencia energética. Estos sistemas pueden ajustar la temperatura y la iluminación en base a la ocupación, a la hora del día e incluso a las preferencias individuales. Al crear un entorno de trabajo más confortable, las empresas pueden impulsar la satisfacción de los empleados y reducir los costes de los servicios públicos.

Hoy en día, la higiene y la seguridad son absolutamente prioritarias. Los sistemas de control de acceso sin contacto permiten una entrada sin contacto, minimizando el riesgo de transmisión de gérmenes. Estos sistemas utilizan tecnologías como el reconocimiento facial o los sensores de proximidad para garantizar el acceso a los empleados. Al eliminar la necesidad de contacto físico, las empresas pueden crear un entorno de trabajo más seguro, al tiempo que mantienen un proceso de entrada fluido.

2.2 Las ventajas de las tecnologías inteligentes en la oficina

• Menor coste de servicios públicos: al controlar de forma automática la climatización y la iluminación, las empresas pueden reducir de forma notable su consumo de energía y reducir los costes de los servicios. Las tecnologías de oficina inteligente garantizan que los recursos se utilizan de forma eficiente, optimizando el uso de la energía en función de la ocupación y la demanda. Esto no solo beneficia a la cuenta de resultados, sino que también demuestra un compromiso con la sostenibilidad.
• Impulso a la productividad con automatización e integración: las tecnologías de oficina inteligente racionalizan los flujos de trabajo y automatizan tareas repetitivas, liberando a los empleados de dichas tareas para centrarse en actividades más estratégicas. La integración con varios sistemas, como el software de gestión de proyectos y las herramientas de comunicación, permite una colaboración y un intercambio de información sin fisuras. Esta integración elimina la necesidad de introducir datos manualmente y favorece una toma de decisiones eficiente, lo que, en última instancia, impulsa la productividad y el crecimiento empresarial.
• Mejora de la conectividad y colaboración: en el mundo interconectado actual, la comunicación y la colaboración sin fisuras son esenciales para el éxito. Las tecnologías de oficina inteligente facilitan la comunicación en tiempo real, tanto si los empleados están en la oficina como si teletrabajan. Con funciones como videoconferencias, mensajería instantánea y uso compartido de archivos, los empleados pueden trabajar en equipo sin esfuerzo, derribando barreras geográficas y fomentando la innovación.
• Adaptable a modelos de trabajo híbridos y en remoto: se ha producido un gran cambio hacia la adopción de modelos de teletrabajo e híbridos. Además de una oficina doméstica productiva, las tecnologías de oficina inteligente proporcionan la flexibilidad y adaptabilidad necesarias para facilitar estas nuevas formas de trabajo. Con soluciones basadas en la nube y accesibilidad móvil, los empleados pueden acceder a la información y colaborar desde cualquier lugar, lo que garantiza la continuidad de la actividad y permite una transición fluida entre el trabajo en la oficina y el teletrabajo.
• Fomento del bienestar de los empleados: un entorno de trabajo propicio es esencial para la satisfacción y el bienestar de los empleados. Las tecnologías de oficina inteligente, como la climatización automatizada y los sistemas de acceso sin contacto, crean un espacio de trabajo cómodo y seguro. Al priorizar el bienestar de los empleados, las empresas pueden mejorar el ánimo, reducir el estrés e incrementar la productividad en general. 

2.3 Destacado: Las tecnologías inteligentes y su contribución a una oficina sostenible

Además de sus ventajas en cuanto a eficiencia y productividad, las tecnologías inteligentes también contribuyen a crear un entorno de oficina sostenible. El Internet de las Cosas (IoT) permite que los dispositivos se comuniquen entre sí, optimizando el uso de la energía y reduciendo los residuos. Los termostatos inteligentes, por ejemplo, ajustan la temperatura en función de la ocupación, lo que supone un importante ahorro de energía. Los sistemas de iluminación automatizados pueden apagar las luces en zonas vacías, reduciendo aún más el consumo energético. Al incorporar las tecnologías inteligentes en la oficina, las empresas pueden reducir su huella de carbono y contribuir a un futuro más verde.

Consejo: ¿Quieres conocer otras formas de hacer que tu oficina sea sostenible? Echa un vistazo a nuestro artículo sobre las ventajas de los suministros de oficina ecológicos.

Además de los programas y las tecnologías de oficina inteligente, también existen una serie de gadgets que pueden mejorar la productividad y el confort a nivel individual. La lista aumenta constantemente, pero a continuación mostramos tres ejemplos realmente útiles.

Un monitor portátil es un monitor ligero y compacto (con una o dos pantallas) que se conecta fácilmente a tu portátil, transformándolo en una potente estación de trabajo multitarea. Con esta innovadora tecnología, podrás ampliar tu pantalla fácilmente para realizar varias tareas a la vez y aumentar la eficacia. Los monitores portátiles ofrecen la flexibilidad y comodidad que las empresas necesitan en el vertiginoso mundo actual, permitiendo trabajar desde cualquier lugar del mundo.

Los ratones inalámbricos para portátil, con sus diseños ergonómicos y funciones avanzadas, ofrecen una forma cómoda y eficiente de navegar por las diferentes tareas. Su diseño ergonómico garantiza un agarre cómodo, reduciendo la fatiga de la mano y la muñeca, incluso cuando se trabaja durante muchas horas. Busca también características adicionales como clics silenciosos, una batería de larga duración (¡algunas pueden durar hasta 70 días!) y control cruzado entre ordenadores (lo que significa que se puede navegar sin problemas entre dispositivos Windows y macOS).

Y para quienes se pasan horas y horas sentados, los cojines ergonómicos para sillas de oficinas son el complemento perfecto para el espacio de trabajo. Estos cojines pueden colocarse en cualquier silla de oficina y están fabricados con espuma viscoelástica que se adapta al usuario y conserva la forma, aliviando la presión y el calor, garantizando al mismo tiempo un confort y un apoyo óptimos. También puedes leer nuestro artículo sobre cómo elegir el mobiliario de oficina para conocer más consejos para crear un espacio de trabajo ergonómico.