Cómo organizar la oficina paso a paso: consejos para mayor eficiencia

En esta sección abordaremos cómo crear un diseño de oficina eficiente que animará a tu equipo a alcanzar nuevas metas. Después de todo, los estudios han demostrado que un espacio de trabajo sin obstáculos y bien organizado redunda notablemente en la concentración, la creatividad y la satisfacción general en el trabajo.

En primer lugar, ten en cuenta cómo es el flujo de movimiento en tu oficina. Dispón los escritorios, los muebles archivadores, los armarios de oficina y los puestos de trabajo de forma que faciliten la circulación y minimicen las aglomeraciones. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que promueve un sentido de apertura y accesibilidad.

A continuación, piensa en la ubicación de los muebles para que fomente la interacción y la colaboración. Coloca los escritorios o lugares de trabajo uno frente a otro o muy cerca para facilitar la comunicación y el trabajo en equipo.

Cuando vayas a escoger los muebles de oficina no te olvides de la importancia de la ergonomía. Asegúrate de que los escritorios y las sillas son regulables y proporcionan un soporte adecuado para evitar molestias y potenciales problemas de salud. Anima a tus empleados a personalizar sus puestos de trabajo y las oficinas domésticas con accesorios ergonómicos como reposamuñecas, reposapiés y soportes de monitor para fomentar el confort y reducir las tensiones.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es la ubicación del equipamiento y los suministros de oficina esenciales. Asegúrate de que todos los empleados pueden acceder fácilmente a impresoras, escáneres y otras herramientas de uso frecuente.

Tampoco subestimes el poder de la luz natural. Ubica los escritorios cerca de ventanas para que reciban luz natural, ya que se ha demostrado que mejora el ánimo, los niveles de energía y el bienestar en general. Si no hay suficiente luz natural, invierte en elementos de iluminación de buena calidad que imiten la luz solar para crear un espacio de trabajo iluminado y atractivo.

Y tampoco te olvides del poder de la naturaleza. Las plantas no solo embellecen tu oficina, sino que también brindan un gran número de beneficios. Las plantas ayudan a purificar el aire, reducen los niveles de estrés e incrementan la productividad. Infunden una sensación de calma, haciendo que los empleados se sientan más conectados con la naturaleza y menos abrumados por la carga de trabajo.

Al implantar estos consejos prácticos, puedes crear un diseño de oficina eficiente que no solo incrementará la productividad, sino que también fomentará la satisfacción y el bienestar de los empleados.

En el caso de teletrabajar y querer organizar una pequeña oficina en casa, hazte con el mobiliario home office adecuado, unas buenas lámparas, gadgets y optimiza el espacio con separadores o biombos.

Un espacio de oficina limitado no tiene por qué limitar tu productividad. Aquí te ofrecemos unos consejos prácticos para que configures áreas colaborativas y de descanso o breakout en entornos de oficinas reducidos:

1. Utiliza mobiliario multifunción: opta por muebles que puedan servir para diferentes funciones. Elige, por ejemplo, mesas que se puedan mover fácilmente para acomodar diferentes tamaños de grupos o asientos modulares que, al reubicarse, permitan crear tanto zonas de encuentros informales como espacios de reunión más formales.
2. Haz uso del espacio vertical: si el área del suelo es limitada, piensa en vertical. Instala pizarras blancas o tableros de corcho en la pared para proporcionar un espacio para la colaboración y el intercambio de ideas. Utiliza estanterías flotantes o unidades de almacenamiento en la pared para guardar suministros esenciales al alcance de cualquiera sin ocupar un valioso espacio en el suelo.
3. Crea espacios de privacidad con mamparas: si trabajas en un espacio abierto, plantéate el uso de mamparas, biombos o separadores de espacios para crear zonas de descanso independientes. Puedes conseguirlo fácilmente utilizando estanterías o pantallas que suponen una barrera visual conservando al mismo tiempo un ambiente abierto y colaborativo.
4. Incorpora la tecnología: equipa tus áreas de breakout con tecnología que facilite la colaboración, como los televisores inteligentes o proyectores para presentaciones o videoconferencias. Esto facilita el intercambio de ideas y el trabajo conjunto, incluso en espacios pequeños. Descubre más consejos en nuestro artículo sobre las últimas tendencias en tecnología y gadgets de oficina.
5. Diseño para confort e inspiración: convierte tus áreas de breakout en espacios atractivos y estimulantes, incorporando asientos cómodos, luz natural y obras de arte o plantas. Reflexiona sobre si merece la pena añadir una cafetera o una pequeña cocina para un refrigerio rápido. Piensa también en la colocación de los muebles y opta por organizadores de mesas de escritorio y separadores de mesa de oficina para ganar en eficiencia.
6. Promueve la flexibilidad y la autonomía: da a tus empleados la libertad de escoger dónde y cómo trabajar proporcionando mobiliario desplazable como pizarras con ruedas o escritorios portátiles. Esto les permite adaptar el espacio a sus necesidades específicas y fomentar el sentido de la propiedad y la creatividad.

En primer lugar, empieza por quitar todo lo que haya en tu escritorio. Sí, todo. Respira profundamente y libérate del caos que te ha estado presionando. Ahora, valora cada objeto y pregúntate: ¿me sirve este objeto para algo? Si no es así, es hora de deshacerte de él. No tengas piedad en el proceso organizador y conserva solo lo que sea realmente necesario.

A continuación, prioriza y categoriza. Divide tu escritorio en zonas en función de las tareas que ejecutas. Crea un área específica para tu ordenador y los documentos relacionados con el trabajo. Dispón de un espacio separado para elementos personales como fotos o recuerdos. Al asignar áreas específicas a diferentes tareas, podrás centrarte de forma más eficaz y encontrarás lo que necesitas sin perder un tiempo valioso. Los organizadores de escritorio, las bandejas de documentos y los clasificadores de cartas son tus armas secretas. No solo mantendrán tus documentos y tu material organizado, sino que los tendrás a mano cuando más los necesites. Así, por ejemplo, un portalápices mantiene todos tus utensilios de escritura al alcance de tu mano y un sistema de gestión de cables resolverá el lío de cables bajo tu mesa. Los divisores de cajones pueden ayudarte a separar diferentes tipos de documentos, y así encontrarás más fácilmente lo que buscas.

2.2 Organización oficina: cómo mantener el orden a largo plazo

La organización en la oficina no solo es cuestión de estética, sino de productividad. Mantener un espacio ordenado permite trabajar con mayor eficiencia y reducir distracciones. Para aprovechar realmente sus ventajas, tienes que mantenerlo así. A continuación, te ofrecemos algunas estrategias y consejos para mantener tu escritorio despejado y organizado.

Primero, desarrolla una rutina. Dedica unos minutos al final del día a ordenar tu espacio de trabajo. Aparta cualquier elemento que haya abandonado su área específica y archiva los papeles sueltos. Si lo conviertes en un hábito, evitarás que el desorden se apodere de nuevo del espacio y mantendrás tu espacio de trabajo limpio y organizado.

También es fundamental despejarlo regularmente. Programa una limpieza en profundidad una vez al mes o cada tres meses para evaluar tu escritorio y deshacerte de lo que ya no necesites. De este modo te aseguras de que tu espacio de trabajo sigue siendo eficiente y ordenado.

Recuerda que un espacio de trabajo organizado no es solo cuestión de apariencia. Se trata de prepararte para el éxito. Al despejar el espacio, crear áreas específicas y utilizar organizadores, podrás concentrarte mejor, incrementar la productividad y disfrutar de tu trabajo.

En la época digital actual, la organización digital es tan importante como la física. Descubre el poder de las herramientas y el software digital para la gestión de tareas, la toma de notas y la colaboración de proyectos. Estas herramientas pueden optimizar los flujos de trabajo, mejorar la comunicación e impulsar la productividad. Recuerda hacer copias de seguridad de forma periódica de tus archivos digitales e implementar medidas de seguridad de datos para proteger toda la información valiosa.